Strumenti digitali per startup: cos’è un centralino telefonico VoIP e come funziona?

Un centralino telefonico VoIP, o Voice over Internet Protocol, è un sistema di telefonia che utilizza la rete Internet per trasportare le chiamate invece della rete telefonica tradizionale provvedendo anche a tutta una serie di funzionalità avanzate basate su quelle dei tradizionali centralini analogici.

VoIP e centralino virtuale in breve: caratteristiche e vantaggi salienti

Semplificando, un centralino telefonico VoIP converte la voce in un flusso di dati digitale che può essere trasmesso sulla rete internet, permettendo di effettuare chiamate telefoniche utilizzando solo una connessione internet.

I punti di forza per start up e PMI della telefonia digitale

Il vantaggio principale di un centralino telefonico VoIP è la flessibilità e l’economicità.

Utilizzando la rete internet si possono effettuare chiamate a costi nettamente inferiori rispetto alla telefonia tradizionale. Inoltre, un centralino telefonico VoIP permette di effettuare chiamate utilizzando solo una connessione internet rendendo così possibile l’impiego della stessa infrastruttura di rete per effettuare sia chiamate vocali che trasferire dati.

Un sistema di centralino telefonico VoIP offre poi un ricco ventaglio di funzionalità avanzate, studiate proprio per semplificare la gestione di tutte le attività inerenti la comunicazione interna ed esterna in azienda. Tra queste, rientrano strumenti per la gestione delle code di chiamate, il trasferimento di chiamata, la gestione delle chiamate in ingresso e in uscita, l’impostazione automatica delle fasce orarie di attività delle linee e molti altri ancora. Tra i fattori da considerare va poi citata anche la possibilità di integrazione con i sistemi CRM impiegati all’interno dell’azienda, da cui derivano comode funzionalità come quella click-and-dial.

Quali sono i vantaggi dell’utilizzo di un centralino telefonico VoIP rispetto a uno tradizionale?

I vantaggi dell’utilizzo di un centralino telefonico VoIP rispetto a uno tradizionale sono:

• maggiore flessibilità e mobilità, perché le chiamate possono essere effettuate e ricevute da qualsiasi luogo con una connessione internet.
• Risparmio sui costi delle chiamate, poiché veicolate attraverso la rete internet invece della rete telefonica tradizionale.
• Maggiori funzionalità avanzate come la gestione delle code di chiamata, il trasferimento di chiamata, l’impostazione di segreteria telefonica e risponditori automatici IVR e la possibilità di integrazione con altri sistemi aziendali.
• Possibilità di utilizzare la stessa infrastruttura di rete per effettuare sia chiamate vocali che trasferire dati, eliminando la necessità di una linea telefonica separata.

Quali sono le funzionalità avanzate offerte da un centralino telefonico VoIP?

Le funzionalità avanzate offerte da un centralino telefonico VoIP includono:

• Gestione delle code di chiamata: permette di gestire le chiamate in ingresso e di metterle in coda fino a quando un operatore è disponibile, questo garantisce che nessuna chiamata venga persa e migliora l’esperienza dell’utente.
• Trasferimento di chiamata: permette di inoltrare una chiamata ad un altro numero o ad un altro dipendente, permettendo di gestire le chiamate anche fuori dall’ufficio o quando si è impegnati in altre attività.
• Registrazione delle chiamate: permette di registrare le chiamate per la formazione e la verifica della qualità del servizio.
• Conferenza telefonica: consente di effettuare chiamate di gruppo con più persone contemporaneamente.
• IVR (Interactive Voice Response): rende possibile creare un menù vocale interattivo per le chiamate in ingresso, smistandole e indirizzandole verso le corrette risorse.
  

A queste si sommano poi molte altre funzionalità come la gestione ordinata e automatica delle chiamate in entrata e in uscita, l’organizzazione dei contatti, l’impostazione degli orari di attività della numerazione (modalità giorno/notte) e quella di messaggi registrati per la segreteria telefonica (a questo link trovi una tabella delle funzionalità standard dei centralini virtuali VoIP).

Come integrare un centralino telefonico VoIP con altri sistemi aziendali come CRM e sistemi di gestione delle chiamate?

Per integrare un centralino telefonico VoIP con altri sistemi aziendali come CRM e sistemi di gestione delle chiamate è necessario utilizzare un software di integrazione specifico che permetta di collegare i sistemi tra loro.

In genere, questi software utilizzano API (Application Programming Interface) per consentire la comunicazione tra i sistemi e permettono di automatizzare alcune attività come l’apertura automatica dei contatti del CRM durante una chiamata, la registrazione automatica delle chiamate (qualora legalmente consentito) nel sistema di gestione delle chiamate e molte altre ancora.

Quali sono i requisiti di rete per l’utilizzo di un centralino telefonico VoIP?

I requisiti di rete per l’utilizzo di un centralino telefonico VoIP includono:

• connessione internet adeguata e stabile, in genere, si consiglia una larghezza di banda minima in upload e download di almeno 100kbps per ogni utente attivo (a questo link trovi un tool per la verifica della velocità della tua connessione).
• Configurazione della rete corretta per garantire la qualità delle chiamate, questo include la configurazione di QoS (Quality of Service) per garantire la priorità del traffico VoIP sulla rete.
• Utilizzo di router e firewall configurati per supportare il traffico VoIP, inclusa la configurazione delle porte e delle regole necessarie per consentire il traffico VoIP.
• Eventuale ricorso ad un sistema di monitoraggio della rete per rilevare e risolvere eventuali problemi di qualità delle chiamate.
  

I fornitori di centralini telefonici VoIP più popolari: come scegliere quello adatto alla propria azienda?

Per scegliere il fornitore di centralini telefonici VoIP più adatto alle esigenze della propria azienda, è importante valutare le esigenze specifiche della propria realtà e confrontarle con le funzionalità offerte dai diversi fornitori. In generale, si consiglia di considerare i seguenti fattori:

• numero di utenti attivi
• requisiti di larghezza di banda
• integrazione con altri sistemi aziendali
• supporto e assistenza clienti
• costi e opzioni di pagamento
• recensioni e valutazioni degli utenti